Где прошить документы

Как правильно прошивать документы ниткой по ГОСТу: требования, схемы и образцы прошивки для двух, трех, четырех дырок

Где прошить документы

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

  • Кадровые постановления.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Архивная документация.
  • Другие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

  • Иголка и шило.
  • Дырокол.
  • Нитки или тесьма.
  • Файл сшивки.
  • Ножницы.
  • Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

  1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
  2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
  3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см. 

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см. 

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

  1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
  2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
  3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг. 

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Источник: https://www.officemag.ru/info/guide/index.php?ID=12206885

Твердый переплет и брошюровка документов и дипломов ✪ Копирка

Где прошить документы

Кол-во листов Количество экземпляров/ Цена (руб.) До 5 Более 5
До 150 490 420
От 150 565 510

Заказать онлайн от 150р. →

  • В наличии 2 цвета: синий и красный.
  • Дополнительные услуги:
  • Обложка для твердого переплета с надписью + 50 руб. к стоимости.
  • Вклейка конверта для CD +20 руб.
  • Вшивка файла +40 руб.
  • Количество листов для твердого переплета: мин. – 35 листов, макс. – 300 листов.
  • Замена листов с оригинального переплета (заменяется только канал) – 250 руб.

Профессионально и быстро осуществим любые переплетные работы ваших документов: твердый переплет, брошюровка на скобы, брошюровка на пластиковую пружину, брошюровка на металлическую пружину, прошивка документов.

Это способ скрепления документов двумя плотными обложками, различной цветовой гаммы, зажимающимися металлическим каналом под цвет обложки.

Данный вид переплета часто используется для диссертаций, дипломов, научных работ, и других важных документов. При необходимости всегда можно сделать изготовление твердого переплета срочно – займет это всего пять минут. Переплести или прошить диплом в Москве теперь не проблема, количество наших точек насчитывается более 74.

Кол-во листов Количество экземпляров/ Цена 1-20 21-50 Более 50 A4 А3 A4 А3 А4 А3
До 30225280160195145160
До 70280310195235175195
До 150320350280305195225
До 200350370305325270290
До 300475490370370300345
Кол-во листов Количество экземпляров/ Цена 1-20 21-50 Более 50 A4 А3 A4 А3 А4 А3
До 30270290200210175195
До 70335325235290205250
До 120370380305290270275
  • Услуга осуществляется в офисах сети.
  • Белые и красные пружины — доступны только на производстве
  • В стоимость брошюровки включена обложка (прозрачная) и подложка (черная).Дополнительные услуги:
  • Брошюровка фальцованных чертежей + 100%.
  • Замена листов (1-5шт) – 155 руб.
  • Разобрать и собрать сброшюрованный оригинал 155 руб.
  • Максимальное количество листов на металлической пружине — 120.

При брошюровке происходит процесс перфорации документов и скрепления их пластиковой пружиной. Данные переплетные работы чаще используются, чтобы переплести курсовую работу, диплом, реферат или другой документ, содержащий не более 300 страниц.

    Преимущества переплета на пластиковую пружину:

  • ✔ Надежный и презентабельный вид переплета;
  • ✔ Можно сшивать объемные документы до 300 листов;
  • ✔ Брошюру легко дополнить или исправить;
  • ✔ Пружину можно использовать повторно до 10 раз.

Брошюровка документов с использованием металлических пружин выполняется после тщательной подготовки документов (печати, фальцовки и тп) и перфорирования (пробивания отверстий необходимого диаметра по краю листа).

Для обложки используют прозрачный пластик, для задней части документа – картон с тиснением под кожу либо тот же пластик по желанию клиента.

Преимущества переплета на металлическую пружину:

  • ✔ Переплёт на металлическую пружину максимально прочен;
  • ✔ Возможность раскрытия брошюры на 360°;
  • ✔ Смотрится аккуратно и дорого.
Стоимость/шт.
Кол-во листов/кол-во экз.До 10 экз.До 50 экз.До 100 экз.
До 20 листов100р80р50р
До 50 листов150р120р80р
  • Максимальная плотность бумаги 80гр.
  • Максимальное кол-во листов для брошюровки – 50
  • Максимальное кол-во листов для биговки – 20
  • Дополнительные услуги:
  • биговка – 2,5руб./лист. (до 20л)
  • резка – 3,5руб./лист

Брошюровка на скобу востребованая услуга, которая позволяет получить прочный, минималистичный, легко снимаемый при необходимости переплет готовой полиграфической продукции. Такое “тетрадное” скрепление листов бумаги одно из самых надежных и дешёвых методов брощюровки.

Скрепление скобой – один из методов послепечатной обработки полиграфической продукции. Листы бумаги соединяются 2-мя скобами и перегибаются по центру. Данный способ прекрасно подойдет для изготовления методичек, рекомендаций, небольших мануалов и т.д.

Помните, что вы всегда можете заказать услугу онлайн и получить результат по почте или курьером.

Преимуществом данной услуги являются:

  1. – оперативное выполнение;
  2. – скрепление до 50 листов плотностью бумаги до 80г/м2;
  3. – презентабельный и компактный вид;
  4. – формат А5, А4.

Источник: https://kopirka.ru/uslugi/broshurovkapereplet/

Инструкция по сшиванию документов

Где прошить документы

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы.

Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.

И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Где можно сшить документы?

Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Пошаговая инструкция по закрытию ИП.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

Как правильно сшивать документы нитками?

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.А. Петров

Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

Правила сшивания документов

Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей.

Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы. Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены.

Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно.

Всегда предварительно выясняйте, чего именно от вас требуют, чтобы не тратить время, усилия и деньги напрасно.

Как сшить документы на уголок?

Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол. Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.

Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить.

Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.

Как открыть шиномонтаж — от документов до подсчетов окупаемости.

Приняли на работу, но с испытательным сроком? Узнайте, как правильно составить договор с работодателем.

Какие документы необходимо собрать и предъявить в случае открытия собственного магазина продуктов: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-magazin-produktov.html

Машинка для сшивания документов — что это?

Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки. Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты. На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить.

Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной. Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за 3500-5000 рублей в зависимости от модели.

: как сшивать документы нитками с помощью станка

У каждой инстанции свои требования к правилам сшивания документов. Иногда требуется нумеровать только листы, иногда – каждую страницу.

В некоторых случаях допустим выход контура печати за лист-наклейку, а в других – недопустим.

Так, если вы не знаете, как сшивать документы для налоговой, то необходимо запомнить, что налоговая часто настаивает на наличии описи документов отдельным листом, нередко сшитые документы нужно дополнительно помещать в папку.

Чтобы избежать досадных задержек и ненужного стресса всегда уточняйте нормативы по каждому отдельно взятому случаю.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/instruktsiya-po-sshivaniyu-dokumentov.html

Услуги прошивки документов в Москве, компания Fortis-Архив

Где прошить документы

Прошивка и опечатывание документов – простая процедура, однако эту работу лучше доверить опытным специалистам, так как существуют определённые стандарты и нормы, которым должна соответствовать прошитая документация.

Все бумаги обязательно должны быть заверены ответственным лицом. При правильном выполнении всех требований не возникнет проблем во время отправки документов в банк, налоговую инспекцию, различные фонды и другие учреждения.

Ключевые особенности

Нормы прошивки документов допускают использование степлера, ниток с иголкой, различного станочного оборудования.

Все страницы нумеруются, сортируются по типу и виду документации, после чего прошиваются.

Несмотря на тот факт, что чёткие требования к сшиву отсутствуют, есть ряд рекомендаций, которых следует придерживаться. Детально эти правила описаны в соответствующем приказе государственного архива.

Правила прошивки документов разрешают применение шнуровки. В некоторых случаях это требование является обязательным, так как установлено на государственном уровне. Прошивке подлежат:

  • общие и личные приказы;
  • расписания;
  • отчётности;
  • счёт-фактуры;
  • акты;
  • ведомости;
  • кассовые книги.

Правильная прошивка документов для архива обязательно включает наличие картонной обложки, на которой указывается: название организации, индекс дела, заголовок, срок хранения, количество листов и т.д. К каждому комплекту документации составляется опись.

Методы прошивки документов

В ходе выполнения работ важно соблюдать порядок прошивки документов. Если выполнить прошивку неправильно, это может послужить причиной отказа их принятия.

В случае, когда прошивка выполнена неаккуратно, вероятность их подмены существенно увеличивается. При проверке придётся доказывать подлинность документации, а это впустую потраченные нервы и время.

Поэтому лучше доверить работу опытным специалистам, которые знают все способы прошивки документов.

Прошивка архивных документов начинается с рассортировки листов по дате или другим параметрам. Если на бумаге присутствуют скобы, скрепки, другие крепёжные элементы – их нужно удалить.

Затем изготавливается титульный лист (обложка), где указывается ИНН предприятия, ФИО владельца, другие данные.

Прошивка может выполняться в два, три или четыре прокола, в зависимости от типа документации, её объёма, требований.

Прошивка документов для архива в два прокола считается самой простой. Отверстия в бумаге проделываются толстой иглой, или дыроколом. Проколы делают с левой стороны, на расстоянии 1-2 см от края листов.

Далее нить пронизывается через отверстия и завязывается с другой стороны крайнего листа на узел. В верхнем или нижнем правом углу проставляется нумерация страниц.

На край нити прошивки наклеивается бумага, размером примерно 3х5 см, на которой указывается количество страниц.

Прошивка на три и четыре прокола

Прошивка бухгалтерских документов по ГОСТу выполняется на три прокола. Первое отверстие проделывают в центре листа, с левой стороны. Второе и третье – по разным сторонам, на небольшом расстоянии от первоначального.

При выполнении прошивки иглой и ниткой, сначала делается прокол с тыльной стороны, второй прокол – с обратной, следующий – также с тыльной. После этого игла с нитью заводится в первое отверстие, нитки подтягиваются для плотной стяжки листов, и завязываются на узел.

Прошивка документов по ГОСТу на четыре прокола выполняется только для документов особой важности. Сшивание иголкой по этому стандарту более сложное, чем выполнение аналогичной операции на три прокола.

Если количество страниц довольно много, и выполнить прокол с помощью иглы не получается – лучше использовать специальный станок. После прошивки документов проставляются реквизиты заверяющего лица, где указана его должность, ФИО, личная подпись.

Важные моменты

В некоторых случаях допускается прошивка через 1-2 прокола, сделанных в левом верхнем углу. Как и в вышеописанных способах, с тыльной стороны листа на нитку клеится листок бумаги с указанием реквизитов для сверки.

Номера страниц проставляются в правом верхнем углу. Если к документации прилагается письмо, сначала пронумеровывается конверт, затем – листы самого письма.

При наличии в документах приложений, они также маркируются сквозной нумерацией.

Услуги прошивки документов лучше доверить людям, которые хорошо разбираются в тонкостях этой процедуры. Неподготовленные сотрудники, не обладающие должными знаниями, часто допускают ошибки.

Вследствие этого приходится заново выполнять весь спектр работ. Самые распространённые ошибки заключаются в отсутствии определённых бумаг, нарушении нумерации.

Чтобы избежать возможных проблем при сдаче подшитой документации, поручите работы по прошивке опытным сотрудникам нашей компании.

Источник: https://fortis-arkhiv.ru/yslygi/proshivka-documentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.