Где взять трудовую книжку если не работал

Содержание

Где взять трудовую книжку при устройстве на работу?

Где взять трудовую книжку если не работал

Основной документ, подтверждающий стаж работника – трудовая книжка. Стаж необходим не только для начисления пенсии, но и интересует работодателей при последующем трудоустройстве, в соответствии с ним работнику могут быть начислены премии и присвоены награды. Именно поэтому очень важно устраиваться на официальную работу с оформлением по ТК.

При оформлении работника в соответствии с Трудовым Кодексом работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника. О том, где человеку взять трудовую при устройстве на работу впервые, а также при повторном трудоустройстве, вы узнаете из данной статьи.

Кем оформляется документ, если до этого человек не работал?

Существует несколько вариантов, кем может быть оформлена трудовая книга, рассмотрим каждый из них.

  1. Самый верный вариант оформления документа – у первого официального работодателя. Ведь по закону первый работодатель должен завести данный документ своему работнику за свой счет, а после бережно заполнять его и хранить пока работник трудится в данной организации. Работодатели обязаны закупать трудовые книжки  в сертифицированных центрах, которые предоставляют гарантию того, что документ напечатан правильно и соответствует государственным требованиям.
  2. Вторым безопасным вариантом могут воспользоваться только некоторые люди, которым при выпуске из высшего учебного заведения вместе с дипломом выдали трудовые. Только некоторые вузы при выпуске заводят студентам трудовые книги, так как это не является обязательным для учебных заведений. При последующем трудоустройстве выпускнику необходимо будет проинформировать работодателя о том, что трудовая книжка уже заведена, и передать ее в отдел кадров организации.
  3. Приобрести документ в обычном магазине канцтоваров – последний вариант не является рекомендательным. Кроме того, что документ может не соответствовать государственным стандартам, такую трудовую работодатель имеет право не принимать, и потребовать ее заверения и подтверждения в соответствующих органах.

Хранение документа

После того, как заведена трудовая книга ответственность за нее перед работником несет работодатель. Существуют определенные правила хранения трудовых книжек, которые должны строго соблюдаться работодателями.

Хранить документы работодатель обязан в сейфе или шкафу для важных документов, к которому нет общего доступа.

Ведь порча документа может повлечь за собой штраф от надзорных органов и требование компенсации и восстановления документа от сотрудника.

Потеря документа для работника крайне нежелательна, ведь восстановить такой документ не просто, может быть утерян важный стаж или награждения.

Интересным фактом является то, что даже работнику получить свою трудовую книжку у работодателя без причины не получится. Таким образом, если работник успешно трудится в организации и хочет посмотреть свою трудовую у него должны быть на то веские основания. Условия выдачи трудовой «на руки» следующие:

  • Увольнение;
  • Заявление сотрудника о предоставлении информации из трудовой (выдается заверенная копия);
  • Смерть сотрудника (трудовая может быть выдана родственникам, а если она им не требуется, то должна храниться у работодателя до 50-ти лет).

Несколько последних лет на законодательном уровне обсуждается возможность отмены трудовых документов, но пока что данная тема только на стадии обсуждения и когда нововведение вступит в силу пока не ясно.

Последующее трудоустройство

Для того, чтобы устроиться на новую работу, человеку необходимо предоставить в отдел кадров свою трудовую книжку вместе с другими требующимися для приема документами.

Ее ему необходимо получить у своего прошлого работодателя при увольнении. Если работодатель не выдал документ – можно смело обращаться в трудовую инспекцию, суд и требовать компенсацию.

Если работодатель выдал ее – необходимо надлежаще хранить документ до следующего трудоустройства.

В трудовой закончилось место, как быть?

Конечно, этим вопросом должен заниматься не владелец трудовой, а его работодатель. Ведь обычно хранится и заполняется документ в отделе кадров, и о том, что страницы закончились, узнают непосредственно там. В этом случае, новую трудовую книжку не заводят, а вкладывают специальный вкладыш.

Утеря. Как восстановить?

Как получить трудовую книжку повторно, если первая была утеряна? Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата трудовой. Тогда работодатель будет обязан завести новую трудовую книжку и корректно ее заполнить.

Конечно, многие присвоенные трудовые звания и награждения уже нельзя будет внести в новый документ, поэтому периодически юристами рекомендуется просить у работодателей заверенную копию трудовой, которая в случае утери оригинала сможет подтвердить трудовой стаж.

Источник: https://trudinsp.ru/gde-vzyat-trudovuyu-knizhku.html

Все о получении трудовой книжки: впервые, при увольнении, если не работал официально и при других ситуациях

Где взять трудовую книжку если не работал
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 653-60-72 (доб. 692) (Москва)
+7 (812) 426-14-07 (доб.

610) (Санкт-Петербург)
+8 (800) 500-27-29 (доб. 926) (Россия)

Это быстро и бесплатно!

Для того чтобы устроиться на работу каждому гражданину необходимо иметь личную трудовую книжку. Без нее работник официально не сможет начать работать и, соответственно, накапливать стаж.

О том, где взять данный документ, если не работал официально, задумываются многие граждане, устраивающиеся на работу впервые.

Рассмотрим, как завести заветную трудовую книжку и основные способы получить трудовую книжку впервые устроившись на работу.

Получение книжки

Практика показывает, что большинству людей, трудовая книжка оформляется в первой организации, на которую они пришли трудиться. После того как она получена, и заключено соглашение между работодателем и работником, происходит ее заполнение по официальным стандартам.

После того как все необходимые процедуры будут выполнены, она перейдет на хранение работодателю. Находиться она будет там до тех пор, пока человек является сотрудником организации. После увольнения она в обязательном порядке возвращается уходящему сотруднику.

В противном случае, скорее всего, она утеряна и подлежит возврату в виде материальной компенсации.

Следующий вариант, при котором выдается данный документ – при выпуске из ВУЗа. В этом случае документ, как правило, прилагаются к диплому. Делается это для того, чтобы бывшие студенты как можно скорее заняли свои ниши – устроились на работу.

Следует отметить, что само по себе наличие трудовой книжки не увеличивает вероятность того, что гражданин пройдет собеседование и начнет карьеру. Она, скорее, выступает катализатором при устройстве на работу, сокращает срок прохождения отдела кадров.

Альтернативой вышеприведенных вариантов, выступает самый банальный способ – покупка в магазине канцелярских товаров. Это лишает потенциального работодателя информации о том, где проходила карьера ранее.

Хранение и выдача

Как правило, данные документы находятся в сфере влияния отдела кадров. Юристы рекомендуют время от времени интересоваться у кадровиков о сохранности и актуальности записей.

Ведь в случае утраты книжки, вся информация, которая в ней содержится, тоже теряется. Восстановление этих сведений — длительный и напряженный процесс.

Самые надежные места хранения в рамках офисов следующие: шкафы с серьезными бумагами и сейфы.

Условия получения на руки:

  1. При аннулировании трудового соглашения.
  2. По запросу работника (выдается копия).
  3. В случае смерти владельца, она передается его родственникам. Когда они проживают в другом городе, ее высылают по почте.
  4. Если реализация пункта 3 невозможна, она сдается в архив работодателя и хранится там в течение 50 лет.

В России уже много лет хотят отменить обязательное получение трудовой книжки. Касательно даты, когда данный законопроект будет воплощен, официальная информация отсутствует. Ну а пока он не принят, вопрос о том, где взять трудовую книжку, будет и далее стоять на повестке дня тех, кто устраивается на работу.

Правила оформления

Как уже было сказано ранее, трудовые книжки хранятся в отделе кадров. Как исключение – у бухгалтеров.

Определено, что иметь данный документ должны приведенные ниже группы сотрудников:

  1. Постоянный штат официальных работников.
  2. Граждане, которые работают согласно временному трудовому договору.
  3. Трудящиеся в зависимости от времени года или сезона.
  4. При наличии соц. страхования – внештатные сотрудники.

Во время устройства на работу гражданин, имеющий опыт работы, должен подать его подтверждение вместе с другими бумагами. Должностное лицо, которое осуществляет их прием, проводит процедуру по идентификации подлинности сведений.

Когда оформляется трудовая книжка, по месту работы на сотрудника заполняется бланк, в который входит следующая информация:

  1. Общие данные о работнике.
  2. Ф.И.О и дата рождения.
  3. Полученное образование и специальность.
  4. Информация о том, где проходила его карьера ранее.
  5. Полученные поощрения.

Заполнение книжки

Помимо кадровиков и бухгалтеров, заполнить данный документ может директор, или сам работник. Это допускается в случаях, когда организация не имеет в своем штате предназначенных для этих целей служащих.

При заполнении, необходимо придерживаться строгого алгоритма действий.

Состав титульного листа

Первая страница располагает паспортными данными, и сведениями об образовании. А также указывает Ф.И.О, дату рождения, число заполнения.

Сотрудник, который занимался первичным созданием книжки, ставит на титульном листе свою подпись и печать организации.

Информация о работе

Далее идет основной раздел документа – в нем содержатся записи о том, где и когда проходила карьера гражданина. Каждая из них, имеет следующий вид:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата, когда произошло зачисление в штат.
  3. Должность.
  4. Структура, к которой прикреплен работник.
  5. Номер приказа о зачислении в штат.
  6. Причина и дата увольнения.
  7. Реквизиты сотрудника, производившего оформление, а так же, подпись и печать.

Раздел, указывающий о наличии поощрений

На практике, этот раздел заполняется крайне редко. Рекомендуется лично следить за тем, чтобы при получении поощрения, кадровики делали об этом отметку.

Он имеет следующую структуру:

  1. Номер записи.
  2. Дата выхода приказа о получении поощрения.
  3. Форма поощрения, от кого получена и за какие успехи.

Пункт 3 наиболее актуален для вооруженных сил, так как военнослужащему, по роду своей деятельности, они положены. Все поощрения, независимо от их вида, должны быть подкреплены соответствующим приказом по организации. В противном случае, они не будут иметь официального статуса.

Дополнительная информация, которая может присутствовать в книжке

По мере необходимости, могут быть записаны данные о работе по совместительству. Ее указание не является обязательным. Однако ее в отделе кадров обязаны прописать, по факту обращения.

Допускается добавление сведений о пройденных курсах по повышению квалификации и полученных разрядах. Об этих необходимых записях время от времени следует напоминать кадровикам, иначе, при увольнении они могут отсутствовать.

Когда закончились неисписанные страницы

Данный случай не уникален. Новый работодатель, при отсутствии листов, в которых необходимо произвести записи, должен сделать закладку-вкладыш с аналогичными реквизитами документа. Его помещают в самом конце, за последней страницей с целью сохранения принципа последовательности записей. За вкладышем закрепляется номер и серия, ставится печать и подпись должностного лица (кадровика).

В случае если бланк для вкладыша был оформлен неверно, он подлежит уничтожению, а вместо него заводится новый. Неточности и помарки в этих бумагах недопустимы.

Как видим, сделать трудовую книгу можно несколькими способами. Приведенные сведения окажут помощь как уже действующим работникам, так и тем гражданам, у которых вопрос о том, где завести карьерную книгу стоит на повестке дня.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – заполните форму ниже или позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 692) (Москва)
+7 (812) 426-14-07 (доб. 610) (Санкт-Петербург)
+8 (800) 500-27-29 (доб. 926) (Россия)
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://ImeyuPravo.com/trudovoepravo/vse-o-poluchenii-trudovoj-knizhki-vpervye-pri-uvolnenii-esli-ne-rabotal-ofitsialno-i-pri-drugih-situatsiyah.html

Трудовая книжка: как ее получить и правильно заполнить

Где взять трудовую книжку если не работал

Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.

Как получить трудовую книжку

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора. Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах, в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

  1. в шкафу среди важных документов;
  2. в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:

  1. при расторжении трудового договора;
  2. по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдается копия документа) в ФМС или же прочие органы;
  3. трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
  4. при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

  1. постоянный штат официальных работников;
  2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
  3. сезонные работники;
  4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

  1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
  2. сведения о предыдущих местах работы;
  3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

  1. Ф.И.О.;
  2. дата рождения;
  3. образование;
  4. дата заполнения книги;
  5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
  6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

  1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
  2. дата приема на работу;
  3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
  4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
  5. причина и дата увольнения;
  6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

  1. номер записи;
  2. дата присвоения поощрения;
  3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

  1. информация о повышении квалификации;
  2. присвоение категории;
  3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Если места в книжке больше нет

Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.

При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.

Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.

Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.

Источник: https://urhelp.guru/nedvizhimost/dokumenty/poluchenie-dokumentov/trudovaya-knizhka-kak-ee-poluchit-i-pravilno-zapolnit.html

Как восстановить трудовую книжку работника

Где взять трудовую книжку если не работал

Восстановление трудовой книжки после утери — это процедура, алгоритм которой выглядит просто: 1) оформить дубликат; 2) внести в него известные сведения. Но обстоятельства утраты или порчи могут быть разными, в зависимости от них меняется и последовательность действий.

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже.

Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.

Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен.

На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты.

Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа.

Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет.

Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд.

Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство.

Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление.

Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Генеральному директору

ООО «Пример»

И.И.Иванову

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Заявление

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2020 года

Подпись /В.К.Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово “дубликат” в правом верхнем углу первой страницы.

Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.).

Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.

Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации.

Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд.

Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина.

Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/vosstanovlenie

Трудовая книжка: инструкция для работодателя — Эльба

Где взять трудовую книжку если не работал

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. В статье расскажем, как заполнять, хранить и учитывать трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе.

    По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку и не оформлять новую. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.

Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите трудовую книжку в течение недели.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2019 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2019».

Какие сведения вносить

  • о  сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

       Образование: высшее профессиональное

       Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2  — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса. 

        Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Есть два пути:

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.  

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела.  Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые сейчас на стадии законопроекта. Если закон примут, с 2021 года трудовые книжки будут электронными — для всех, кто устраивается впервые.

Сотрудники со стажем смогут выбрать: по заявлению сохранить бумажную трудовую или перейти на электронную по умолчанию. По крайней мере, так написано в тексте законопроекта.

Статья актуальна на 28.05.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1348/trudovaya-knizhka

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.