Где взять вкладыш в трудовую

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

Где взять вкладыш в трудовую

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе».

Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:
  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может.

Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства.

Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Где взять вкладыш в трудовую

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.

На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

Необходимость покупки вкладыша

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании.

Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша.

Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

  1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
  2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
  3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель.

В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель.

В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку.

Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно.

Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

  1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
  2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести  трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость  ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kto-dolzhen-pokupat-vkladysh.html

Вкладыш в трудовую книжку в 2020: как оформить и вшить, образец заполнения и кто должен покупать?

Где взять вкладыш в трудовую

Вкладыш представляет собой документ, использующийся в случае окончательного заполнения трудовой для последующего учета стажа работника. Он имеет ряд внешних отличий от трудовой книжки:

  • 12 листов;
  • обложка изготовлена из картона;
  • формат 8,8х12,5 см;
  • присутствуют элементы защиты.

Форма установленного образца:

Пример формыСкачать образец оформления в формате .doc

Внимание! Файл нельзя использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей.

Пришивание вкладыша представляет собой единственно разрешенный способ продления трудовой.

Не соответствуют закону следующие действия работодателя:

  • вкладывание чистых листов бумаги в книжку и дальнейшая фиксация записей на них;
  • оформление нового экземпляра трудовой и использование его в качестве основного документа сотрудника;
  • зачеркивание существующей графы о поощрениях работника и присваивание ей другого названия, связанного со сведениями о работе.

Неупомянутые варианты так же не допустимы и признаются прямым нарушением норм трудового права. В случае обнаружения таких несоответствий закону, трудовая книжка может быть признана подделкой.

Наличие вкладыша важно не только для работников, но и для организаций. Согласно закону работодатель при приеме сотрудника на работу обязан зафиксировать в трудовой этот факт в течение 5 дней с того момента, как работник принялся исполнять свои обязанности.

Если этого не сделать, то действия работодателя могут быть расценены как нарушение.

Во избежание таких ситуаций организация может необоснованно отказать работнику в приеме на службу. Однако это может иметь ряд неутешительных последствий:
  1. Непринятый работник может обратиться для защиты своих прав в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
  2. Работодатель рискует потерять ценного сотрудника из-за отсутствия дополнительных бланков.

Нормативное регулирование

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.

Процесс приобретения

Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.

Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:

  • предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
  • взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.

Трудовая с приложением

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.

Инструкция по заполнению

Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:

  • путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
  • путем написания заявления на получение бланка.

Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.

Заявка на выдачу бланков

Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.

Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.

Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

  1. За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
  2. На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

    Образец заполнения титульной страницы

  3. Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.
  4. После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
  5. В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

На что стоит обратить внимание

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.

Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.

После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:
  1. Делает ксерокопию представленного документа.
  2. Подшивает ее в личное дело работника.
  3. Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
  4. На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.

Нумерация

Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.

Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.

Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника.

Как вшить дополнение в трудовую

Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.

Вшивание дополнительных листов в трудовую

Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.

Что делать, если отсутствует штамп

Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:

  1. В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
  2. Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.

Возникли ошибки в процессе вшивания

Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.

  • Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
  • Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
  • Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.

Штампы о вкладыше в трудовой

Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.

Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/vkladysh.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.